Kaj je Eračun?

E-račun (elektronski račun) je digitalna oblika računa, ki je pripravljena, poslana, prejeta in obdelana v elektronski obliki. To pomeni, da ne gre zgolj za skeniran ali PDF dokument, temveč za strukturirano datoteko, ki omogoča avtomatsko obdelavo s strani informacijskih sistemov.

E-račun ni le PDF!

Pomembno je razumeti, da e-račun ni enak PDF-ju, ki ga pošljemo po e-pošti. PDF je sicer digitalen, vendar ni strukturiran – prejemnikov sistem ga ne more avtomatsko prebrati brez ročnega dela. Pravi e-račun temelji na standardiziranem XML formatu, ki omogoča, da:

  • program sam prepozna podatke (znesek, datum, partnerja, davke),
  • se račun avtomatsko uvozi v računovodski program,
  • zmanjša možnost napak in ročnega pretipkavanja.

Zakonska veljavnost

V Sloveniji ima e-račun enako pravno veljavnost kot klasični papirni račun, če izpolnjuje določene pogoje:

  • vsebina je skladna z zakonodajo,
  • zagotovljena je avtentičnost izvora in celovitost vsebine (z digitalnim podpisom ali varnim prenosom),
  • hranjen je v skladu z računovodskimi in davčnimi predpisi.

Zakaj je bil uveden e-račun v Sloveniji?

Uvedba e-računov v Sloveniji je del širših prizadevanj za digitalizacijo javne uprave in gospodarstva. Slovenija je sledila priporočilom Evropske unije, predvsem Direktivi 2014/55/EU, ki določa obvezno uporabo elektronskih računov pri javnem naročanju.

Zakonodajna podlaga

V Sloveniji je bil e-račun uzakonjen predvsem z:

  • Zakonom o javnem naročanju (ZJN-3) – določa, da morajo vsi dobavitelji proračunskih uporabnikov (javni sektor) pošiljati račune v elektronski obliki;
  • Navodilom UJP za izdajatelje e-računov, ki določa tehnične zahteve za pošiljanje e-računov prek sistema UJPnet.

Obveznost je zaživela 1. januarja 2015 in velja za vse dobavitelje, ki poslujejo z državo, občinami, javnimi zavodi ipd.

Cilji uvedbe e-računov

Glavni razlogi za uvedbo elektronskih računov so bili:

  • Zmanjšanje stroškov obdelave in pošiljanja računov,
  • Avtomatizacija postopkov, kar zmanjša ročno delo in napake,
  • Večja preglednost in sledljivost pri javni porabi,
  • Skladnost z evropskimi smernicami o digitalnem poslovanju.

Slovenija in eSLOG

Da bi e-računi v Sloveniji delovali enotno in skladno s pravili, se uporablja standard eSLOG, ki določa strukturo podatkov v elektronskem računu. V letu 2023 je stopila v veljavo nova različica – eSLOG 2.0, ki sledi evropskemu standardu EN 16931.

Več informacij: ePos.si,UJP navodila,Direktiva 2014/55/EU

Standard eSLOG in njegova vloga

Da bi elektronsko poslovanje v Sloveniji potekalo enotno, brez napak in z možnostjo avtomatizacije, se za elektronske račune uporablja standard eSLOG.

Kaj je eSLOG?

eSLOG je slovenski standard za elektronsko izmenjavo poslovnih dokumentov, predvsem e-računov, ki temelji na XML strukturi. Ta standard določa, kako morajo biti podatki v elektronskem računu zapisani, da jih lahko različni programski sistemi pravilno razumejo in avtomatsko obdelajo.

Razvil ga je Center za e-poslovanje Slovenije (prej ZZI) v sodelovanju z državnimi institucijami in podjetji, ter je postal obvezen za vse e-račune, ki se pošiljajo javnemu sektorju prek sistema UJPnet.

Kaj vključuje eSLOG?

Standard eSLOG ne pokriva samo računov, temveč omogoča tudi elektronsko izmenjavo drugih dokumentov, kot so:

  • dobavnice,
  • naročilnice,
  • odpremnice,
  • dobropisi,
  • poročila o plačilih.

Različice eSLOG – od 1.6 do 2.0

Do leta 2022 se je uporabljal standard eSLOG 1.6, nato pa se je Slovenija postopoma preusmerila na eSLOG 2.0, ki je:

  • skladen z evropskim standardom EN 16931 (zahteva EU direktiva 2014/55/EU),
  • bolj prilagojen potrebam digitalizacije,
  • natančneje strukturiran in bolj kompatibilen z mednarodnimi sistemi.

Od 1. januarja 2023 je uporaba eSLOG 2.0 obvezna za vse račune, poslani proračunskim uporabnikom.

Zakaj je standard pomemben?

Zahvaljujoč eSLOG-u:

  • se podatki v računih obdelajo brez ročnega vnosa,
  • je zagotovljena skladnost z zakonodajo in zahtevami države,
  • lahko različni sistemi komunicirajo brez težav,
  • se omogoča sledljivost in digitalni nadzor nad procesi.

Prednosti uporabe e-računov

Prehod na e-račune prinaša številne prednosti tako za podjetja kot tudi za javne ustanove. Gre za enega ključnih korakov v smeri digitalizacije poslovanja in zmanjšanja administrativnih obremenitev.

Nižji stroški

  • Ni več potrebe po tiskanju računov, kuvertah in poštnini.
  • Ni stroškov fizičnega arhiviranja (e-računi se hranijo v digitalni obliki).
  • Manj dela za ročno obdelavo računov.

Hitrejše plačilo in obdelava

  • E-računi se dostavijo v nekaj sekundah – brez zamud zaradi pošte ali čakanja na prevzem.
  • Prejemniki jih lahko takoj uvozijo v svoj računovodski sistem in jih obdelajo brez ročnega vnosa.

Manj napak

  • Ker gre za strukturirano elektronsko datoteko, ni potrebe po pretipkavanju podatkov.
  • Zmanjša se možnost napak pri vnosu zneskov, datumov, sklicev itd.

Večja sledljivost in nadzor

  • Vsak e-račun ima svojo unikatno identifikacijo.
  • Preko sistema (npr. UJPnet ali ponudnikov e-izmenjave) je mogoče spremljati, ali je bil račun uspešno poslan, prejet in obdelan.

Okoljska odgovornost

  • Manj papirja, tonerjev, poštnega prometa in fizičnega arhiviranja pomeni manjši vpliv na okolje.

Skladnost z zakonodajo

  • Z uporabo e-računov v eSLOG 2.0 formatu zagotavljate skladnost z zakonodajnimi zahtevami in evropskimi direktivami.

Priprava na prihodnost

  • Digitalno poslovanje postaja standard.
  • Uporaba e-računov odpira pot za avtomatizacijo tudi drugih procesov, kot so naročila, dobavnice, plačila in arhiviranje.